E-Mail  - (Bsp. Outlook)

Effizient mailen - für Führungskräfte, Sekretärinnen, Sachbearbeiterin...z. B. in einer großen Firma, die intern sehr oft dienstliche E-Mails verschicken.

1. E-Mail-Stilfragen

Kurz und prägnant formulieren, aber keine Ein-Wort-E-Mails ("Danke").

Faustregel zur E-Mail-Länge: nur Textlängen bis ca. 12 Zeilen sind effizient; bei komplexeren Informationen oder schwierigeren Absprachen andere Medien benutzen (Telefon, Meetings).

Betreffzeile ausfüllen: eine gute Inhaltsangabe beschleunigt das Bearbeiten der E-Mails; bei neuen Projekten bzw. Anfragen Betreff aktualisieren.

Format: wenn möglich, Text-Format wählen und kein Html-Format(bietet eine geringere Angriffsfläche für Viren, Trojaner, etc.;)

Beim Scheiben beachten: korrekte (neue!) Rechtschreibung und Zeichensetzung.

Faustregel zu Anrede und Grußformel:

"Sehr geehrter Her XY" und "Mit freundlichen Grüßen"

"Hallo Frau XY/Liebe Frau XY" und "Gruß," bei internen E-Mails.

ohne Anrede und Grußformel nur bei Koleginnen und Kollegen, denen man mehrere E-Mails pro Tag schickt, bei kurzen Anfragen oder Mitteilungen an einen festen Personenkreis.

Signatur: intern nur Kurzsignaturen (Name, Organisationseinheit, Durchwahl) versenden; an externe E-Mails vollständige Signaturen anhängen

2. Adressaten und Anhänge

E-Mail-Verteiler sparsam einsetzen (sind die Informationen wirklich für alle wichtig?)

An: bei reinen Informations-Mails stehen alle Empfänger im ´An´-Feld; ansonsten nur diejenigen Adressaten, die die E-Mail bearbeiten sollen.

Carbon Copy (CC):                                                                                 CC ist kein Mittel zur Verantwortungsdelegation; Faustregel: auf CC nur diejenigen setzen, die zuvor schon mündlich über den Inhalt informiert wurden, eine Kopie angefordert haben oder zwingend zu informieren sind (Bedarf prüfen!)

Vorsichtiger Einsatz des CC-Feldes bei externen Mails, um unkontrollierte Weitergabe von Firmen-Interne-Adressen zu verhindern.

Blind Carbon Copy (BCC):                                                                  BCC verstößt gegen den Grundsatz der vertrauensvollen Zusammenarbeit und sollte daher nur in begründeten Ausnahmefällen eingesetzt werden (z. B., wenn ein Verteiler aus Datenschutzgründen geheim bleiben soll).

Anhänge:                                                                                                              Anhänge an große Verteiler vermeiden: intern sollten Dateien möglichst über die entsprechenden Laufwerke den Beteiligten verfügbar gemacht werden.

Grafiken nicht als Bitmaps (.bmp-Dateien versenden; Anhänge sollten im E-Mail-Text kurz erläutert werden.

3. Antwortverhalten

E-Mails innerhalb von drei Tagen nach Posteingang beantworten; bei hoher Prioriät: innerhalb eines Tages antworten; Kennzeichnung als ´hohe Priorität´ sollte nur sehr sparsam verwendet werden!

Bei Abwesenheit von mehr als einem Tag: Abwesenheitsassistenten einschalten, dabei Vertreter bennen (siehe ´Formularhilfen´).

In E-Mails deutlich machen, ob eine Antwort erwünscht ist oder der Inhalt der E-Mail nur der Information dient:

dazu bei internen E-Mails in der Betreffzeile die entsprechenden Abkürzungen verwenden (die wichtigsten: Z.I.=zu Ihrer Information; Z.E.=zur Erledigung; U.A.w.g.= um Antwort wird gebeten;  <EOM>=End of Message - bei Kurz-E-Mails, die nur aus dem Betreff bestehen);

bei externen E-Mails: Outlook-Hilfsmittel ´zur Nachverfolgung kennzeichen´ einsetzen

Bei Erhalt von Irrläufern: nicht lesen, Absender informieren, E-Mail löschen.

4. Formulierungshilfen

Antwortassistenten (Outlook)

"Ich bin bis zum 30.07.2005 nicht im Büro zu ereichen. Bitte senden Sie daher während dieser Zeit keine weiteren E-Mails an diese Adresse, sondern wenden Sie sich in jedem Fall an meinen Vertreter Peter Mustermann (E-Mail-Adresse: p.mustermann@mustermann.de)".

"I am out of the office until June 30, 2005. Please do not send any further e-mails to this address before this date. Kindly send your message to my deputy Peter Mustermann (............@........de)."

Erläuterungen von Anhängen:

"Beigefügt finden Sie wie angekündigt das Dokument zu Projekt X. Ich erbitte Ihre Rückmeldung insbesondere zu folgenden Punkte:

- S. 4: Formulierte Ziele - gibt es Ergänzungen?

- S. 10-12: Ist die Aufbereitung der Kennzahlen verständlich? Bitte antworten Sie bis zum 10.10.2005

"As previously announced, please find attached the documentation regarding the X project. Please let me have your feedback, particularly regarding the following items:

-page 4: Goals - do you have anything to add?

-pages 10 - 12: Is the statistical information understandable? Please let us have your answer no later than October 10, 2005."